Membuat Mail Merge Microsoft Word 2007- Mail merge atau surat (masal) berantai merupakan salah satu fasilitas Ms. Word yang digunakan untuk membuat surat dalam jumlah banyak yang memiliki isi dan format yang sama, namun terdapat beberapa bagian yang berbeda.
Bagian yang berbeda dinamakan variable atau field. Perintah mail merge akan menghasilkan 3 buah file sekaligus, yaitu sebagai berikut.- Dokumen utama (format surat).
- Sumber data (Data Source) yang berisi record-record sejumlah data.
- File gabungan antara dokumen utama dengan sumber data.
Sebagai contoh untuk membuat undangan reuni, maka langkah-langkah yang dapat anda lakukan adalah sebagai berikut.
1. Ketikkan format undangan sesuai kreasi Anda sendiri.
2. Tuliskan kata Kepada dan di pada lembar kerja Microsoft Word 2007 seperti gambar berikut.
Gambar 5.51. Format awal undangan
Gambar 5.53. Submenu Start Mail Merge
6. Di sebelah kanan akan muncul submenu mail merge. Pilih Letters untuk membuat tipe dokumen dalam bentuk surat. Setelah itu, dilanjutkan dengan menekan tombolNext yang ada di bawah.
7. Pada step ke-2, pilihlah Use the current document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah dibuat. Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol Next yang ada di bawah.
8. Pilihlah Type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimasukkan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menu Create.
Gambar 5.54. Kotak dialog step 1 sampai step 3 Mail Merge
9. Setelah muncul menu New address list, pilih submenu Customize Address list. Submenu ini digunakan jika Anda hendak mengganti judul data yang akan dimasukkan.
Gambar 5.55. Kotak dialog New Address List
10. Pada submenu tersebut telah terdapat daftar judul data. Untuk menghapusnya tekan menu Delete.
Gambar 5.56. Kotak dialog Customize Address List
11. Untuk memasukkan judul data yang baru sesuai keinginan, pilihlah menu Add. Isi kolom kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan dengan menekan menuInsert. Tekan OK untuk mengakhiri. Sebagai contoh:
nama dan tempat (perhatikan gambar di bawah).
Gambar 5.57. Pemasukan judul data baru
12. Setelah proses tersebut selesai, isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan menu New Entry. Contoh : judul nama diisi dengan Budi, Dadan dan Tedi. Untuk mengakhirinya tekan OK.
13. Secara otomatis akan muncul menu Save. Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di My Document. Beri nama file data tersebut, misalnya Latihan Merge.Setelah itu akan muncul menu Mail Merge Recipients. Jika Anda sudah yakin dengan data yang dimasukan pilihlah OK.
Gambar 5.59. Kotak dialog Mail Merge Recipients
14. Namun jika Anda menemukan ada data yang salah saat proses pemasukan, maka klik nama file yang ada di kolom Data Source. Selanjutnya, pilih menu Edit.
15. Jika sudah kembali ke lembar kerja di Microsoft Word, pilihlah menu Insert Merge Field.
16. Masukan judul data pada tempat yang sesuai. Misalnya nama dimasukan setelah kata kepada.
Gambar 5.61. Tampilan hasil penggabungan data source ke dalam dokumen master
17. Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar Preview Results.
Gambar 5.62. Proses penggabungan data source mail merge ke dokumen master
Melalui fasilitas Mail Merger ini, pengguna program aplikasi Microsoft Word 2007 memperoleh kemudahan dalam pembuatan dokumen secara massaldalam satu kali kerja.
Demikian cara Membuat Mail Merge Microsoft Word 2007, semoga bermanfaat 
Tidak ada komentar:
Posting Komentar